Medling bygger på frivillighet. Det betyder att parterna i en konflikt måste vara villiga att se sig själva som parter i en konflikt, åtminstone i så stor utsträckning att de är villiga att delta i medlingen. Då många arbetsplatskonflikter uppstår därför att en eller flera personer inte vill befatta sig med en fråga som en eller flera andra personer ser som ett viktigt problem är det inte säkert att medling är en lämplig metod, i alla fall inte i de tidiga skedena av konfliktbehandlingen.

Medlingssituationen bygger på att parterna möts som jämlikar, d.v.s. att lika villkor gäller för parternas rätt att få sina synpunkter hörda. I de konflikter där det finns stora skillnader i makt mellan parterna måste den starkare parten vara beredd att acceptera medlingssituationens spelregler. Om detta villkor inte uppfylls är det sannolikt att medling inte är en lämplig metod.

Medling fungerar bäst om det finns relativt tydligt definierade konfliktfrågor som man söker en lösning på. Den konflikttyp som kännetecknas av att det finns olika uppfattningar om hur man ska hantera en viss bestämd fråga kallas ofta tvister. Om konflikten huvudsakligen rör sig kring relationsproblem är den klassiska formen av medling troligen inte den mest lämpade metoden.

Andra omständigheter som talar mot att använda medling:

• När kärnan i konflikten utgörs av mycket djupgående skillnader i värden.
• När konflikten handlar om att ena parten vill förneka andra parten lagstadgade rättigheter.

• När medlaren bedömer att det inte finns tillräckligt med tid för en meningsfull medlingsprocedur, t.ex. för att en part endast är villig att avsätta en mycket begränsad tid för medlingen eller när yttre omständigheter förhindrar en rimlig avsättning av tid.
• Den ena eller båda parterna saknar vilja att delta i medlingen, t.ex. när någon part ställer upp enbart för att han eller hon hotats med negativa konsekvenser om han eller hon inte ställer upp.