Medlingssamtalet

1. Inledning.
 Medlaren har ansvaret för att skapa gynnsamma förutsättningar för ett konstruktivt medlingssamtal. I detta ingår som en mycket viktig del den stämning som skapas. Medlaren bör mycket medvetet göra vad som är möjligt för att gestalta stämningen. Detta görs bl.a. genom att medlaren sätter tonen för mötet genom sättet att hälsa deltagarna välkomna och genom de inledande kommentarerna. Detta kräver fingertoppskänsla, d.v.s. att läsa av hur konfliktparternas stämning och inställning är och med utgångspunkt från detta försöka hitta en ton som skapar så goda förutsättningar som möjligt.

Medlaren bör signalera att han eller hon känner sig trygg i situationen, är avspänd och har tillförsikt. Man kan säga till parterna att man är glad att samtalet kommer till stånd och att det är ett konstruktivt initiativ. Det sätt på vilket medlaren presenterar sig själv som person kan användas för att sätta tonen för det vidare samtalet. Det kan alltså vara en fördel om man berättar något personligt om sig själv, sin bakgrund, varför man håller på med medling, eller hur man känner sig just nu.

Det är viktigt att börja med att summera bakgrunden till att medlingstillfället kommit till stånd. Medlaren bör redogöra för hur det gick till när denne blev kontaktad, med vilka personer medlaren talat och vilken information medlaren har fått. Medlaren bör också säga något om i vems uppdrag han eller hon arbetar. Konfliktparterna ska här ges tillfälle att korrigera eller komplettera upprinnelsen till medlingstillfället. Beskrivningen av bakgrunden är en möjlighet att kontrollera att sakuppgifterna är riktiga och att de inblandade känner till hur initiativet kommit till. Det är inte ovanligt att parterna är osäkra på om kanske medlaren är lierad med någon intressent i konflikten (t.ex. en högre chef) eller har fått en skev bild av bakgrunden genom att ha pratat mycket med någon inblandad. Utförlig information skapar trygghet och utgör i sig en förebild för öppen kommunikation.

Medlaren beskriver kortfattat vad medlarrollen innebär, t.ex. att det inte är medlarens uppgift att avgöra rätt och fel utan enbart att underlätta en konstruktiv kommunikation om hur man ska lösa de aktuella problemen. Medlaren kan här också poängtera att det inte handlar om att till varje pris komma fram till en samförståndslösning. Det viktiga är i stället att parterna ska kunna fatta välinformerade beslut om hur de ska hantera sittuationen. Medlingssamtalets spelregler beskrivs:
- Var och en får tala till punkt utan att bli avbruten.
- Inga förolämpningar.
- Respekt för känslouttryck.
- Medlaren har rätt att ingripa och styra hur samtalet förs.
- Konfidentialitet.
Medlaren bör också säga något om medlingssamtalet faser, d.v.s. att man först låter parterna var för sig berätta sin version, därefter klarar ut det som ännu är oklart vad gäller sakinformationer och först när detta gjorts börjar ge sig in i problemlösning. Eventuellt kan man också förvarna om att det kan förekomma att medlaren finner det lämpligt att för en begränsad tidsrymd avbryta medlingen för ett enskilt samtal mellan medlaren och den ena konfliktparten.

Här bör medlaren fråga deltagarna om de har några frågor om själva medlingsproceduren.

Ytterligare ett led i att skapa gemensamma utgångspunkter är att klargöra vilka förväntningar som finns på medlingstillfället. Medlaren kan börja med att själv formulera vad han eller hon ser som målen för medlingen och kontrollera om dessa förväntningar stämmer överens med konfliktparternas. Alternativt kan man först fråga parterna vilka förväntningar de har.

Om det inte redan skett spontant bör medlaren ta reda på parternas beredskap att delta i medlingssamtalet. Man kan direkt fråga om någon av parterna har reservationer, motstånd eller farhågor. Om sådana finns måste medlaren visa att han eller hon tar dessa på allvar och respekterar de invändningar som finns. Så länge de grundläggande reglerna inte ifrågasätts är dock reservationer inget hinder för att inleda medlingssamtalet. Medlaren kan be parterna att under medlingssamtalets gång säga ifrån om det är något som de störs av eller känner motstånd mot.

Innan själva medlingssamtalet inleds är det viktigt att de yttre ramarna är klara, i synnerhet när medlingssamtalet ska avslutas och om man ska göra en paus. Om det handlar om en medling där medlaren ska få ett arvode måste villkoren för detta vara klara. Om medlaren gör skriftliga anteckningar bör han eller hon förklara varför och vad som sker med dessa efter medlingssamtalet.

2. Konfliktparternas berättelser.
När själva medlingssessionen börjar bör medlaren påminna parterna om att den första uppgiften är att förstå hur var och en av parterna upplevt och ser på konflikten. Lyssnandet är en avgörande viktig del av medlingen. Man kan också be den lyssnande parten att skriva punkter om de vill det.

Ordet går normalt först till den konfliktpart som tagit initiativet till medlingen eller den som är mest frustrerad. I den mån det behövs ställer medlaren frågor, som i så fall bör vara så öppna och vida som möjligt eftersom man inte vet vad det är som framstår som viktigt för respektive konfliktpart. Ofta är det lämpligt att medlaren ber konfliktparten beskriva sina känslor i olika situationer om denna information inte kommer spontant. Medlaren lyssnar uppmärksamt och använder eventuellt sparsamt speglingar för att visa att han eller hon förstått (”så i den situationen kände du dig mycket frustrerad och visste inte vad du skulle göra”). När personen avslutat sin redogörelse gör medlaren en sammanfattning av det mest väsentliga som kommit fram, samt frågar om det är riktigt uppfattat.

I den mån berättelsen innehåller beskyllningar, negativa värdeomdömen och attributioner av motiv till den andra parten kan medlaren omformulera dessa till ”jag-budskap,” d.v.s. som beskrivningar av hur personen i fråga känt och tyckt.

Den andra parten får nu en möjlighet att ställa rena förståelsefrågor. Dessa får inte utvecklas till argument, förslag, värdeomdömen eller liknande.

När medlaren bedömer att man kommit till en naturlig avslutning av den första personens berättelse lämnas ordet till den andra parten, som får möjlighet att ge sin version på samma villkor.

När både parterna har givit sin bild av konflikten sammanfattar medlaren de viktigaste punkterna. Man bör här ta upp både de saker som parterna är överens om (t.ex. viktiga fakta och gemensamma värden och mål) och de saker de inte är överens om.

3. Fördjupad belysning av konflikten.
Medlaren måste efter berättelserna bedöma om det finns behov av att vidare undersöka omständigheterna i konflikten. Kanske har medlaren gjort några anteckningar under berättelserna om aspekter av konflikten som kunde behöva belysas mer. Det handlar här givetvis om att lyfta fram i ljuset de omständigheter som är av stor betydelse för parternas ömsesidiga förståelse och för möjligheterna att kunna fatta välunderbyggda beslut om hur konflikten ska hanteras.

Medlaren kan i denna fas stödja parterna att identifiera och konkretisera vad som är viktigt för dem. Om det inte skett tidigare bör parterna också uppmanas att formulera sina föreställningar om hur konflikten ska lösas eller hanteras.

Medlaren bör också i denna fas se till att parterna i konstruktiva former börjar kommunicera direkt med varandra snarare än bara med medlaren.

4. Problemlösning.
I problemlösningsfasen har idealt sett en situation uppstått där konflikten formulerats om till en uppsättning gemensamma problem som parterna kan samarbeta om att finna en lösning på. Konflikten ska alltså separeras ut från parterna så att man inte ser motparten som problemet utan ett antal avgränsade frågor. Det bör också finnas en förståelse för att motparten har sina egna begripliga skäl för sin inställning, samt en insikt i vad som är möjligt och vad som inte är möjligt att uppnå.

Medlaren kan i problemlösningsfasen underlätta processen genom att dela upp konflikten i mindre, konkreta och mer lätthanterliga delproblem. Det kan vara klokt att börja med ett problem som är relativt lätt att lösa. Detta ger parterna erfarenheten att det är möjligt att komma fram till lösningar genom samtal.

Man bör i denna fas använda sig av brainstormingprincipen, d.v.s. först samla ett flertal idéer och förslag utan att värdera dem, sedan se över vilka av dessa som är intressanta. Medlaren kan här stimulera parterna att tänka utanför de konventionella banorna.

Eventuellt kan det vara en god strategi att gemensamt reda ut vilka kriterier ett lösningsförslag måste uppfylla för att vara tillfredställande och ha goda chanser att leda till en hållbar lösning.

5. Överenskommelse.
En skriftlig överenskommelse är inte alltid nödvändig, men det är bättre att göra en i onödan än att i efterhand ångra att ingen gjordes. Den skriftliga överenskommelsens text är också ett bra sätt att pröva att man verkligen är ense om vad man kommit fram till.

Medlaren bör i denna fas ta på sig rollen att kontrollera att frågan verkligen är mogen för en överenskommelse. Detta kan göras genom att ställa frågor som t.ex.:
– Har alternativa möjligheter diskuterats tillräckligt?
– Blir problemen verkligen lösta av det liggande förslaget?
– Har parterna tänkt över vilka konsekvenser överenskommelsen kommer att få?
– Har förslaget goda chanser att fungera i praktiken?

Överenskommelsen ska vara så specifik som möjligt: vem som ska göra vad när; hur man ska kontrollera att överenskommelsen hållits; vad som ska ske om någon av parterna inte uppfyller det som avtalats. Man bör också avtala form och tidpunkt för en uppföljning av resultaten. Detta kan ske genom ett nytt möte eller t.ex. genom att medlaren kontaktar parterna per telefon vid en viss tidpunkt.

Om inget skriftligt avtal träffas bör medlaren ändå i punktform sammanfatta vad samtalet har resulterat i. Dessa formuleringar bör läsas upp för konfliktparterna och de bör tillfrågas om de instämmer.